Politique de confidentialité

Version d’octobre 2026.

Cette page explique quelles données personnelles nous traitons sur hexa3.pro, pourquoi, combien de temps et avec qui. Elle concerne les interlocuteurs de nos clients et prospects professionnels, ainsi que les visiteurs du site [Règl. (UE) 2016/679 (RGPD), art. 13].

Responsable du traitement

HEXA3, SAS, 42 route de Lacourtensourt, 31150 Fenouillet, RCS Toulouse 889 153 003. Pour toute question relative à vos données : contact@hexa3.pro.

Données traitées

• Identité et coordonnées professionnelles : nom, prénom, fonction, e-mail, téléphone, adresses de facturation et de livraison.
• Données de l’entreprise : raison sociale, SIRET, numéro de TVA, type d’activité, extrait Kbis joint à la demande de compte.
• Données de commande : produits, quantités, montants, devis, factures, fichiers d’étiquettes et BAT, échanges avec notre équipe.
• Données de paiement : statut et référence du paiement. Les numéros de carte sont saisis chez notre prestataire de paiement ; nous ne les recevons pas.
• Données de connexion et de navigation : journaux techniques, choix de cookies, mesure d’audience après votre accord.

Pourquoi, et sur quelle base

• Examiner une demande de compte professionnel, gérer le compte, les devis, les commandes, la livraison, les personnalisations et le service client : exécution du contrat ou de mesures précontractuelles [RGPD, art. 6-1-b].
• Établir et conserver les factures, tenir la comptabilité, justifier les exonérations de TVA : obligation légale [RGPD, art. 6-1-c].
• Vous envoyer nos informations produits et nos offres professionnelles : intérêt légitime d’Hexa3 à faire connaître son offre à des professionnels, pour des produits en rapport avec leur activité. Vous pouvez vous y opposer à tout moment, gratuitement, par le lien présent dans chaque e-mail [RGPD, art. 6-1-f, et Code des postes et des communications électroniques, art. L34-5].
• Relances liées à un panier, un devis ou un réassort : intérêt légitime, lié à une démarche que vous avez engagée ; opposition possible dans chaque message.
• Sécuriser le site et prévenir la fraude (tentatives de connexion, abus de formulaires) : intérêt légitime.
• Mesurer l’audience du site : uniquement avec votre consentement [RGPD, art. 6-1-a].

E-mails d’information aux clients professionnels

En tant que client professionnel, vous recevez nos informations produits et nos offres pro par e-mail (Brevo, hébergement UE). Désinscription en un clic dans chaque e-mail.

Durées de conservation

• Compte client : pendant toute la relation commerciale, puis 3 ans après la dernière commande ou le dernier échange à votre initiative ; le compte est ensuite supprimé ou anonymisé.
• Prospects (demande de compte non aboutie, contact sans commande) : 3 ans après le dernier contact à votre initiative.
• Demande de compte refusée : 6 mois après la décision, pour répondre à une éventuelle contestation.
• Extrait Kbis : supprimé 90 jours après la décision sur la demande de compte ; seuls la raison sociale, le SIRET et la date de vérification sont conservés avec le compte.
• Commandes, devis et correspondance commerciale : 5 ans après la commande [C. com. art. L110-4].
• Factures, avoirs et pièces comptables, y compris la preuve de vérification d’un numéro de TVA : 10 ans à compter de la clôture de l’exercice [C. com. art. L123-22].
• Fichiers d’étiquettes et BAT validés : pendant la relation commerciale, pour permettre le réassort à l’identique, puis 3 ans.
• Choix de cookies : 6 mois dans votre navigateur ; preuve de ce choix conservée 13 mois.
• Journaux techniques et de sécurité : 12 mois au plus.
• Désinscription des e-mails : votre adresse est gardée dans une liste d’opposition, pour ne plus vous écrire, aussi longtemps que nécessaire.

Qui reçoit vos données

Les données sont accessibles aux seules personnes d’Hexa3 qui en ont besoin (commandes, logistique, comptabilité, relation client). Nous ne les vendons pas. Nos prestataires agissent sur nos instructions, dans le cadre d’un contrat de sous-traitance [RGPD, art. 28] :

• Infomaniak Network SA (Suisse) : hébergement du site et de sa base de données ;
• Hostinger (société du groupe Hostinger établie dans l’Union européenne) : boîtes e-mail et envoi des e-mails liés au compte et aux commandes ;
• Brevo (Sendinblue SAS, France) : envoi des e-mails d’information et des offres professionnelles ;
• Payplug (PayPlug SAS, France) : paiement par carte ;
• Sendcloud (Sendcloud B.V., Pays-Bas) : préparation des expéditions et étiquettes de transport, transmises aux transporteurs choisis (nom, adresse de livraison, téléphone) ;
• Google (Google Ireland Ltd) : mesure d’audience Google Analytics, uniquement après votre accord ;
• le cas échéant, l’imprimeur partenaire qui réalise une étiquette personnalisée (fichier d’étiquette et référence de commande seulement), et notre expert-comptable.

Nous pouvons aussi transmettre des données aux administrations qui les demandent dans un cadre légal (administration fiscale, autorités de contrôle).

Transferts hors de l’Union européenne

La Suisse bénéficie d’une décision d’adéquation de la Commission européenne : l’hébergement chez Infomaniak offre un niveau de protection reconnu équivalent [RGPD, art. 45]. La mesure d’audience Google peut entraîner un transfert vers les États-Unis, encadré par le cadre de protection des données UE–États-Unis auquel Google adhère ; elle n’a lieu qu’après votre consentement.

Cookies

Au premier passage, une bannière vous permet d’accepter ou de refuser les cookies non nécessaires, finalité par finalité. Rien n’est déposé à ce titre avant votre choix, et refuser est aussi simple qu’accepter.

• Nécessaires (sans consentement) : connexion à votre compte, panier, sécurité, mémorisation de votre choix de cookies.
• Mesure d’audience (avec consentement) : Google Analytics, pour savoir quelles pages sont consultées et améliorer le site.
• Marketing (avec consentement) : provenance des commandes (canal qui a mené à la visite) et contenus intégrés (vidéos, cartes) qui déposent leurs propres cookies.

Vous pouvez modifier votre choix à tout moment avec le lien « Gérer mes cookies » en bas de chaque page.

Vos droits

Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, de portabilité et d’opposition, ainsi que du droit de retirer votre consentement à tout moment et de définir des directives sur le sort de vos données après votre décès [RGPD, art. 15 à 21]. Écrivez à contact@hexa3.pro ; nous pouvons vous demander un justificatif d’identité en cas de doute. Nous répondons dans un délai d’un mois. Certaines données ne peuvent pas être effacées tant que la loi nous impose de les conserver (factures notamment).

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, ou sur www.cnil.fr.

Sécurité

Le site est servi en HTTPS ; les accès d’administration sont restreints et protégés ; les extraits Kbis et les fichiers d’étiquettes sont stockés dans un espace non accessible au public ; des sauvegardes sont réalisées régulièrement.